08/11/2024

Fhemig inicia projeto de gestão documental em parceria com Arquivo Público Mineiro

Neste mês de novembro, a Fundação Hospitalar do Estado de Minas Gerais (Fhemig) inicia uma nova etapa em sua gestão documental, em parceria com o Arquivo Público Mineiro (APM). O projeto tem como objetivo otimizar o uso de espaços físicos, economizar recursos e melhorar a organização de documentos acumulados ao longo dos anos.

A iniciativa faz parte de um acordo entre a Secretaria de Estado de Cultura e Turismo de Minas Gerais (Secult-MG) e outras instituições do estado, como a Polícia Militar e a Polícia Civil de Minas Gerais. Será implementado um plano de classificação e uma tabela de temporalidade e destinação de documentos, permitindo a análise completa dos arquivos. Assim, é possível identificar documentos que já cumpriram prazo e podem ser eliminados, enquanto outros são destinados à guarda permanente.

Para a coordenadora de Gestão Documental da Fhemig, Viviane Ferraz Oliveira, a ação é essencial para liberar recursos e melhorar a eficiência dos processos. "Hoje, a Fhemig tem um contrato com uma empresa para o armazenamento de 70 mil documentos; dentre eles, papéis administrativos e prontuários médicos. A classificação e posterior eliminação desses documentos representará uma otimização de um valor orçamentário significativo", explica a coordenadora.

Além da economia, Viviane destaca o impacto da iniciativa para as unidades da Fhemig. "Temos 15 unidades entre o interior, Belo Horizonte e a Região Metropolitana, com muitos documentos armazenados em salas que poderão ser utilizadas futuramente para consulta médica ambulatorial, após a gestão desses documentos", afirma.

Este novo modelo permitirá uma otimização do espaço, liberando áreas antes ocupadas por documentos e promovendo estrutura para um atendimento mais eficaz à população.

 

Por Karenn Rodrigues Francisco, estagiária sob supervisão de Michèlle Guirlanda
Foto: Arquivo Público Mineiro/ Agência Minas